Het starten van een eigen bedrijf wordt vaak als een complex proces beschouwd, waarbij men veronderstelt dat een gedetailleerd ondernemingsplan en investeerders of eigen spaargeld essentieel zijn. Dat is echter niet het geval voor alle ondernemers. Het wordt aanzienlijk eenvoudiger als er geen personeel, inkoop van producten, of huur van bedrijfsruimte vereist is, vooral als er nog andere inkomsten zijn. Op deze manier kun je je vaste lasten dekken met je salaris of pensioen, terwijl je als ondernemer extra inkomsten genereert. Steeds vaker beginnen ondernemers naast een baan in loondienst, waardoor ze verschillende werkzaamheden kunnen combineren en tegelijkertijd minder risico lopen, zodat ze kunnen ontdekken of ondernemerschap bij hen past.
Bedrijfsnaam kiezen
Een belangrijke stap is het kiezen van een bedrijfsnaam. Het Handelsregister is een officiële registratie van bedrijfsnamen, en het is essentieel om te controleren of de door jou gewenste bedrijfsnaam al in gebruik is. Zorg ervoor dat de door jou gekozen bedrijfsnaam uniek is en beschikbaar is voor registratie in het Handelsregister voordat je deze definitief vastlegt.
Inschrijving KvK
Als beginnend ondernemer krijg je te maken met allerlei nieuwe zaken. Een van de eerste overwegingen is voor of je je moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Je kunt je inschrijven als je winst maakt door producten te verkopen of diensten te leveren aan anderen tegen een (commerciële) vergoeding dan je eigen vriendenkring. Het is verplicht om je in te schrijven als je geld en/of tijd in je onderneming investeert, meerdere klanten hebt of krijgt, en zelf bepaalt hoe je je werk uitvoert. Je kunt eenvoudig online een afspraak maken voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Je kiest een rechtsvorm, zoals bijvoorbeeld een eenmanszaak. Vervolgens vul je het digitale inschrijfformulier in, waarbij je vooraf informatie moet invullen, waaronder je persoonlijke gegevens, bedrijfsnaam, een beschrijving van je activiteiten. Een correct en volledig ingevuld formulier is vereist om een afspraak te maken en je bedrijf in te schrijven. Daarna moet je fysiek langs een KvK-vestiging voor de daadwerkelijke inschrijven bij de het Handelsregister. Dat kan je vanaf 1 week vóór tot 1 week ná de start van jouw onderneming. Deze inschrijving kost eenmalig € 75,00. Je moet dit bedrag ter plekke met uw pinpas of creditcard betalen. Contante betalingen zijn niet mogelijke. Na de inschrijving ontvang je een KvK-uittreksel als bevestiging van je inschrijving.
Aangezien het vaak druk kan zijn, is het verstandig om de afspraak ruim van tevoren in te plannen.
Btw-aangifte /aangifte omzetbelasting
Je hoeft je niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst. Dit gebeurt automatisch nadat je bij Kamer van Koophandel (KvK) bent ingeschreven. Als je btw-plichtig bent, ontvang je binnen 10 werkdagen een brief van de Belastingdienst over de registratie van jouw onderneming, waarin je jouw omzetbelastingnummer en btw-identificatienummer zult vinden. Je btw-identificatienummer (btw-id) gebruik je bijvoorbeeld op jouw facturen, jouw website en jouw communicatie met klanten en leveranciers. Hiermee toon je aan dat je een btw-plichtige ondernemer bent. Je omzetbelastingnummer (ob-nummer) gebruikt je alleen bij contact met de Belastingdienst. Bijvoorbeeld als je de Belastingdienst een brief schrijft of de BelastingTelefoon belt. Als ondernemer voor de btw moet je btw-aangifte doen. In deze aangifte geef je zowel de btw aan die je hebt berekend aan je klanten als de btw die je kunt aftrekken, ook wel bekend als de voorbelasting. Als je geen inkomen en/of inkopen hebt, dien je een zogenaamde “nihilaangifte” te doen. In deze aangifte geef je aan dat er in die periode geen belastbare transacties hebben plaatsgevonden. Het indienen van een nihilaangifte is belangrijk om aan te tonen dat er geen btw-verplichtingen zijn in de betreffende aangiftetijdvakken. Het stelt de Belastingdienst in staat om een accuraat overzicht te behouden van de financiële situatie van jouw onderneming.
Als je voldoet aan de voorwaarden en kies voor de Kleineondernemersregeling (KOR), mag je geen btw meer berekenen aan jouw klanten. Ook doe je geen btw-aangifte meer en kun je geen btw meer terugvragen over jouw kosten en investeringen. Als je omzet niet meer is dan € 20.000 per kalenderjaar, kun je kiezen voor deelname aan de KOR.
Je moet de btw-aangifte indienen en betalen binnen een maand na afloop van het tijdvak waarop de aangifte betrekking heeft. Bijvoorbeeld, als je kwartaalaangiften doet, moet de btw-aangifte voor het 4e kwartaal van 2023 uiterlijk indienen en betalen vóór 31 januari 2024. Voor maandaangifte geldt ook een termijn van een maand na het einde van die maand. Het is belangrijk om de uiterste datum voor indiening en betaling in de gaten te houden om boetes en rentekosten te voorkomen.
Je kunt de btw-aangifte via de Belastingdienst-website eenvoudig indienen.
- Loggen op de Belastingdienst-website: log in met je persoonlijke DigiD
- Kies de juiste aangifteperiode waarvoor je btw wilt indienen.
- Volg de instructies op het scherm om de benodigde gegevens in te vullen. Je hebt informatie nodig over je omzet, kosten en btw-bedragen.
- Controleer de ingevulde gegevens zorgvuldig voordat je ze indient. Zorg ervoor dat alles correct en up-to-date is.
- Als alles klopt, dien je de aangifte in via de daarvoor bestemde knop.
- Downloaden de btw-aangifte en sla deze op in jouw administratie.
In de meeste boekhoudprogramma’s kun je de btw-aangifte rechtstreeks indienen bij de Belastingdienst vanuit het programma. Na afloop van de aangifteperiode genereert het boekhoudprogramma automatisch een overzichtelijke btw-aangifte op basis van de ingevoerde gegevens. Het gebruik van een boekhoudprogramma maakt het volledige proces van btw-aangifte efficiënter en helpt je om nauwkeurige en tijdige aangiften te doen.
Bron: Belastingdienst BTW
Toelichting bij de aangifte omzetbelasting 2023
Inkomstenbelasting
Je hebt een bedrijf. Je bent een zzp’er, freelancer of mkb’er en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Echter, dit betekent niet automatisch dat je altijd wordt beschouwd als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Om als ondernemer voor de inkomstenbelasting te worden aangemerkt, zijn er aanvullende voorwaarden waaraan je moet voldoen.
Het is belangrijk om uit te zoeken of u ook ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Dit heeft invloed op de wijze waarop je jouw aangifte inkomstenbelasting invult, en het biedt mogelijkheden om gebruikt te maken van aftrekposten voor ondernemers.
Zoek op belastingdienst: ondernemerscheck
Als je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent, vallen de inkomsten van je onderneming onder winst uit onderneming. Naast het aftrekken van bepaalde zakelijke kosten kun je ook recht hebben op aftrekposten. De MKB-winstvrijstelling is van toepassing op elke ondernemer en bedraagt 14% van de winst (vanaf 2024: 13,31%). Andere aftrekposten zijn vaak aan bepaalde voorwaarden verbonden. Aftrekposten verminderen het belastbare inkomen, wat kan resulteren in een lagere belastingaanslag.
Als je geen ondernemer voor de inkomensbelastin bent, vallen de inkomsten van je onderneming onder resultaat uit overige werkzaamheden.
Naast belasting betaal je ook een bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). Dit is van toepassing op zowel inkomen uit ‘resultaat uit overige werkzaamheden’ als op ‘winst uit onderneming’. De Zvw-bijdrage bedraagt 5,43% tot een inkomen van € 66.956 (2023). Boven dit inkomen hoef je geen bijdrage meer af te dragen. Als je een dienstverband in loondienst hebt, wordt deze bijdrage vaak al ingehouden door je werkgever, waardoor je alleen het eventuele restant zelf dient te betalen.
Aftrekposten
Enkele bekende aftrekposten zijn de Zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Om echter in aanmerking te komen voor deze aftrekposten, dien je jaarlijks minimaal 1.225 uur aan je onderneming te besteden. Wanneer je dit aantal uren verdeelt over 52 weken, komt dit neer op 23,56 uur per week. Tijdens vakantieperiodes dien je daarom extra uren te werken om dit gemiddelde te handhaven. Bovendien wordt het urencriterium niet naar rato aangepast. Als je bijvoorbeeld halverwege het jaar met je onderneming begint, moet je alsnog 1.225 uur in de rest van het kalenderjaar werken om recht te hebben op deze aftrekposten. Kortom, niet alle ondernemers zullen aan deze voorwaarde kunnen voldoen. Voor wie dat wel lukt, is het van belang om de benodigde bewijslast te kunnen leveren. De zelfstandigenaftrek bedraagt € 5.030 (2024: € 3.750 / 2025: € 2.470 / 2026: € 1.200 / 2027: € 900). Als startende ondernemer kun je tevens aanspraak maken op de starteraftrek, die maximaal € 2.123 bedraagt. Ondernemers die aan het begin van het kalenderjaar de AOW-leeftijd hebben bereikt, hebben het recht om 50% van deze bedragen in aftrek te brengen. Deze regeling geldt zowel voor de startersaftrek als voor de zelfstandigenaftrek.
Administratie
Als ondernemer is het essentieel om een goede administratie bij te houden, zodat de Belastingdienst je aangiftes kan controleren. Voor kleine bedrijven is het wellicht mogelijk om de boekhouding zelf te beheren, bijvoorbeeld met behulp van speciale software. Veel ondernemers kiezen er echter voor een boekhouder in te schakelen. Ongeacht de aanpak is het verstandig om een aparte zakelijke rekening te openen. Er zijn verschillende banken waar je terecht kunt, en de beste keuze hangt af van de aard van je bedrijf, je zakelijke behoeften en voorkeuren.
Hier zijn enkele belangrijke regels met betrekking tot de administratie voor ondernemers:
- Bewaarplicht: Je bent verplicht je administratie te bewaren voor een periode van 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je 10 jaar bewaren. Deze bewaarplicht geldt voor alle relevante stukken, zoals facturen, bonnetjes, contracten, bankafschriften, en andere documenten die van belang zijn voor je financiële administratie. Stop je met je bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijf je verplicht om je administratie volgens de termijn te bewaren.
- Volledigheid en nauwkeurigheid: De administratie moet volledig en nauwkeurig zijn. Het moet een duidelijk beeld geven van je financiële situatie en bedrijfsvoering.
- Inrichting van de administratie:De administratie moet zodanig zijn ingericht dat deze snel en eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst. Het gebruik van een boekhoudprogramma of software wordt vaak aanbevolen.
- Facturen en bonnen: Facturen en bonnen moeten correct zijn opgesteld en bewaard worden. De gegevens op deze documenten moeten overeenkomen met de administratie.
- Privé- en zakelijke scheiding:Het is belangrijk om privé-uitgaven en zakelijke uitgaven gescheiden te houden in de administratie. Dit geldt ook voor zakelijke en privébankrekeningen.
Het team van IQ Administratiekantoor staat klaar voor zowel ondernemers als particulieren. We verzorgen uw boekhouding en helpen u bij het benutten van fiscale voordelen.
Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? Tijdens een persoonlijk gesprek bespreken we uw wensen en geven vrijblijvend advies hoe we u het beste van dienst kunnen zijn.