Een zakelijke telefoon met abonnement: wat is het voordeel? Voor IB-ondernemer
Zet een afspraak in je digitale agenda en je betaalt onderweg nog even die belangrijke factuur. Als zzp’er gebruik je je telefoon waarschijnlijk regelmatig. Maar gebruik je daarvoor je eigen telefoon of koop je een tweede zakelijke telefoon?
Wat is een zakelijke telefoon?
Een zakelijke telefoon is een telefoon die je gebruikt voor je bedrijf. Door jou als ondernemer zelf of door eventueel personeel. In het laatste geval blijf jij wel de eigenaar van de telefoon.
Het verschil tussen zakelijk en privé
Het voordeel van een zakelijke mobiele telefoon is dat je de kosten tijdens de aangifte inkomstenbelasting mag aftrekken van de winst uit je onderneming. Dat geldt voor zowel de aanschafkosten van het toestel als voor de abonnementskosten, het dataverbruik en de gesprekskosten. Ook de btw mag je volledig terugvragen tijdens de aangifte omzetbelasting.
Zakelijk bellen met een privé abonnement
Als je een zakelijke telefoon hebt en gebruik wilt maken van de aftrekposten, betekent dat niet dat je een zakelijk telefoon abonnement moet afsluiten. Je bent namelijk niet verplicht om de bedrijfsnaam op de factuur te hebben staan. Bovendien is een zakelijk abonnement vaak duurder dan een ‘gewoon’ abonnement.
Veel zzp’ers kiezen er daarom voor om hun privé telefoon ook voor werk te gebruiken. Daar zitten echter wel een aantal haken en ogen aan.
1. De kosten gedeeltelijk aftrekken
Gebruik je jouw telefoon zowel zakelijk als privé? Dan mag je slechts een deel van de kosten aftrekken tijdens de belastingaangifte. De kosten en btw voor het privégebruik zijn voor eigen rekening.
Als je telefoonabonnement uit toestel- en verbruikskosten bestaat, bepaal je het zakelijke gedeelte door een evenredig deel van deze abonnementskosten te nemen. Dit mag je vervolgens in mindering brengen op de winst.
Let op: het bedrag mag een schatting zijn. Het is dus niet nodig om het volledige gebruik tot op de MB nauwkeurig bij te houden. Uiteraard moet je het wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt om een specificatie.
2. Het kost meer tijd
Een zakelijk telefoon abonnement maakt je administratie een stuk overzichtelijker, omdat je de zakelijke- en privé kosten meteen scheidt. Op de factuur staan de telefoonkosten daarnaast weergegeven excl. btw. Met een gewoon abonnement moet je elke maand opnieuw het zakelijke gebruik inschatten. Dat levert meer administratieve rompslomp op.
Belasting op een sim only abonnement
Op een sim only abonnement zit ook 21% btw. Je kunt deze btw naar rato van het zakelijk gebruik terugkrijgen. Stel je hebt een abonnement van €30 per maand en je gebruikt deze voor 50% zakelijk, dan zet je €15 als uitgaven in je boekhouding. Op deze manier wordt dus ook alleen het zakelijke gebruik van de telefoon meegenomen in je inkomstenbelasting.
Belastingen op een abonnement met telefoon
Ook bij een abonnement met een mobiele telefoon geldt dat je de kosten naar rato van zakelijk gebruikt kunt terugkrijgen. Ook hiervoor geldt dus dat je alleen het zakelijke percentage van de kosten bij je uitgaven zet. Bij de aanschaf van je abonnement heb je de btw al betaald, die vraag je dan ook direct bij de btw aangifte terug. De mobiele telefoon zelf betreft een lening. Op die lening zit geen btw. Daarom staat er maandelijks op de factuur een afbetaling van de lening en daar zit dus ook geen btw op. In je administratie zet je de btw van dit deel daarom op 0%. Het andere deel is jouw abonnement (belminuten, GB’s et cetera) heeft wel gewoon 21% btw. Dit deel boek je daarom ook netjes in tegen 21% btw. Splits de boeking altijd als jouw mobiel bij je abonnement zit inbegrepen.
Korte samenvatting
Maakt het uit of je een zakelijk of privé abonnement afsluit?
Nee, dit maakt in principe niets uit. In beide gevallen mag je het zakelijke deel van het abonnement op de zaak zetten. En let op: een zakelijk abonnement lijkt in veel gevallen goedkoper. Maar meestal is het dat in werkelijkheid niet. Zakelijk worden de prijzen exclusief btw gecommuniceerd. En daardoor is het vooral psychologisch dat de prijzen lager lijken. Daar trap jij dus niet in.